Помощник директора
профессия: помощник директора
Помощник директора оказывает поддержку директору в управлении организацией.
Помощник директора – профессия офисного характера. Его задачей является организация и координация вопросов, связанных с административным и логистическим функционированием должности директора в организации. Задача помощника - сохранить график, организовать и согласовать рабочее время директора и подготовить для него отчеты, презентации, анализы и резюме. Помощник организует и проводит встречи и конференции, а также командировки директора. Он обеспечивает и координирует поток информации, включая телефон и электронную почту, а также документооборот. Он заботится о виде офиса и офисного оборудования. Он работает со всеми подразделениями компании для выполнения своих задач и отвечает за управление проектами в компании. Он может представлять директора для сотрудников на рабочем месте, а также для внешних подрядчиков - на основании предоставленной доверенности.
Профессиональные задачи:
- ведение графика, организация и согласование рабочего времени директора;
- подготовка резюме, отчетов, презентаций, отчетов и анализов для нужд директора;
- организация и проведение совещаний и конференций;
- организация командировок директора;
- подготовка проектов писем и подготовка исходящей корреспонденции;
- обеспечение распространения документов в соответствии с процедурами и постановлениями;
- получение, сортировка, разделение, копирование и архивирование входящей корреспонденции;
- получение и перенаправление вызовов, и получение телефонных сообщений;
- организация работы директора в области поставок продовольствия, канцелярских товаров, рекламных материалов и эффективности оргтехники;
- организация рабочего места в соответствии с принципами охраны здоровья и безопасности, противопожарной защиты, охраны окружающей среды и требований эргономики.
Asystent dyrektora jest zawodem o charakterze biurowym. Jego praca polega na organizowaniu i koordynowaniu spraw związanych z administracyjnym i logistycznym funkcjonowaniem stanowiska dyrektora w organizacji. Zadaniem asystenta jest prowadzenie terminarza, organizowanie i uzgadnianie czasu pracy dyrektora oraz przygotowywanie dla niego raportów, prezentacji, analiz i zestawień. Asystent organizuje oraz obsługuje spotkania i konferencje, jak również podróże służbowe dyrektora. Zapewnia i koordynuje przepływ informacji, w tym również telefonicznej i mailowej oraz obieg dokumentów. Dba o wygląd biura i urządzeń biurowych. Współpracuje ze wszystkimi działami firmy w celu realizacji swoich zadań i odpowiada za funkcjonowanie zarządzania projektami prowadzonymi w firmie. Może reprezentować dyrektora wobec współpracowników wewnątrz zakładu pracy, jak i wobec kontrahentów zewnętrznych – na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.