Archiwista – czym się zajmuje, ile zarabia i jak nim zostać?

Archiwista – czym się zajmuje, ile zarabia i jak nim zostać?

2025-11-14

Rozwój cyfryzacji może tworzyć wrażenie, że zawód archiwisty to relikt przeszłości, a wszystko co “analogowe” nie ma wartości. Rzeczywistość okazuje się jednak znacznie bardziej złożona. Instytucje publiczne, muzea i przedsiębiorstwa nadal generują ogromne ilości dokumentów wymagających profesjonalnej opieki. Jak więc wygląda praca archiwisty w XXI wieku i czy to zawód z przyszłością?

Archiwista – najważniejsze fakty o zawodzie i zarobkach

Co powinieneś wiedzieć o zawodzie archiwisty?

  • Mediana wynagrodzeń dla archiwistów wynosi około 5 800 złotych brutto miesięcznie, przy czym 25% najlepiej zarabiających otrzymuje ponad 7000 złotych brutto.
  • Dwie główne ścieżki edukacji – dwuletnia szkoła policealna na kierunku technik archiwista lub studia wyższe (licencjackie i magisterskie) z archiwistyki, historii czy nauk o informacji.
  • Zapotrzebowanie na rynku pracy pozostaje stabilne - paradoksalnie brakuje wykwalifikowanych specjalistów ze względu na błędne przekonanie o wymieraniu zawodu.
  • Praca wymaga specyficznych predyspozycji – wymaga wybitnej staranności, skrupulatności i jednocześnie samodzielności.

Czym zajmuje się archiwista – charakterystyka zawodu

Archiwista to specjalista odpowiedzialny za gromadzenie, porządkowanie, konserwację oraz udostępnianie dokumentów posiadających wartość historyczną, administracyjną lub naukową. Jego główne obowiązki obejmują opisywanie i katalogowanie materiałów, zarządzanie zasobami archiwum oraz wydawanie użytkownikom żądanych pozycji. To praca wymagająca nie tylko znajomości zawartości zbiorów, ale przede wszystkim precyzji w ich organizacji.

Kluczowym aspektem pracy jest dbałość o odpowiednie warunki przechowywania. Trwałość dokumentów zależy bowiem w decydującej mierze od kontroli wilgotności, temperatury oraz sposobu składowania materiałów. Archiwista musi znać zasady konserwacji różnych typów nośników – od kruchych starych rękopisów po nowoczesne nośniki cyfrowe.

W związku z postępującą transformacją cyfrową, współczesny archiwista zajmuje się również digitalizacją zasobów. To zadanie wymaga znajomości nowoczesnych technologii, standardów zapisywania plików oraz zasad długoterminowego przechowywania danych elektronicznych. Wbrew pozorom, cyfryzacja nie eliminuje potrzeby profesjonalnych archiwistów – wręcz przeciwnie, tworzy nowe obszary specjalizacji i zwiększa złożoność zawodu. 

Miejsca zatrudnienia obejmują archiwa państwowe, zakładowe, biblioteki, muzea, sądy oraz przedsiębiorstwa prywatne zajmujące się zarządzaniem dokumentacją. Archiwista historyczny pracujący z wiekowymi materiałami ma dostęp do zasobów niedostępnych dla przeciętnego obywatela i często zajmuje się doborem eksponatów na wystawy muzealne.

Czy archiwiści są nadal potrzebni w erze cyfrowej?

Instytucje państwowe i samorządowe nadal tworzą oraz przechowują ogromne ilości dokumentów wymagających profesjonalnej opieki. Mimo intensywnego rozwoju archiwizacji elektronicznej tradycyjny papier wciąż pozostaje niezbędny, w wielu sprawach urzędowych wymagane są oryginały lub potwierdzone kopie, a skany nie wystarczają. Również bezcenne materiały historyczne muszą być chronione w swojej pierwotnej formie, ponieważ stanowią ważną część dziedzictwa narodowego i trudno wyobrazić sobie, by na wystawach prezentowano jedynie ich cyfrowe reprodukcje. Warto też pamiętać, że sama digitalizacja podlega ciągłym zmianom: współczesne komputery coraz częściej nie posiadają napędów optycznych, przez co popularne niegdyś płyty CD i DVD stały się niewygodne i niemal nieużyteczne jako nośniki danych.

Paradoksalnie, błędne przekonanie o wymieraniu zawodu spowodowało, że na rynku pracy brakuje osób posiadających odpowiednie kwalifikacje. To tworzy korzystną sytuację dla przyszłych archiwistów – stabilne zatrudnienie i pewność pracy w profesji, którą wielu niesłusznie uznaje za nie perspektywiczną.

Dwie ścieżki kształcenia – technik archiwista i archiwista po studiach

Istnieją dwie główne drogi prowadzące do zawodu archiwisty, różniące się czasem trwania i poziomem zaawansowania edukacji.

Pierwszą opcją jest szkoła policealna na kierunku technik archiwista. Ten dwuletni program oferuje podstawowe kwalifikacje niezbędne do pracy w archiwach i nie wymaga zdanego egzaminu maturalnego – wystarczy ukończona szkoła średnia. To rozwiązanie idealne dla osób, które chcą szybko wejść na rynek pracy lub planują przebranżowienie bez wieloletnich studiów akademickich. Technik archiwista po ukończeniu szkoły może podjąć pracę w archiwach zakładowych, działach dokumentacji przedsiębiorstw czy instytucjach publicznych.

Drugą ścieżką są studia wyższe – licencjackie lub magisterskie – specjalizujące się w archiwistyce, historii lub naukach o informacji (jak administracja czy zarządzanie informacją). Ta opcja przeznaczona jest dla osób o wyższych ambicjach zawodowych, pragnących pracować w prestiżowych archiwach państwowych, muzeach czy na stanowiskach kierowniczych. Studia dają głębszą wiedzę teoretyczną, umożliwiają specjalizację w archiwistyce cyfrowej, konserwacji materiałów archiwalnych czy archiwistyce społecznej.

Niezależnie od wybranej ścieżki, kluczowe jest ciągłe doskonalenie kompetencji poprzez kursy i szkolenia. Stowarzyszenie Archiwistów Polskich oferuje kursy kancelaryjno-archiwalne oraz szkolenia doszkalające dla osób już pracujących w branży. Pozwala to być na bieżąco z nowymi technologiami i metodami pracy w dynamicznie zmieniającym się środowisku zawodowym.

Ile zarabia archiwista – realne perspektywy finansowe

Według danych z Ogólnopolskiego Badania Wynagrodzeń mediana zarobków archiwistów wynosi około 5 780 złotych brutto miesięcznie. Oznacza to, że połowa pracowników zarabia mniej, a połowa więcej niż ta kwota. Dolne 25% zarabiających otrzymuje około 4 880 złotych brutto lub mniej, natomiast górne 25% może liczyć na pensje przekraczające 6 950 złotych brutto.

Skąd biorą się różnice w wysokości zarobków? Przede wszystkim ze stażu pracy – osoby z wieloletnim doświadczeniem zarabiają znacznie więcej niż początkujący. Wykształcenie również ma znaczenie – absolwenci studiów magisterskich, szczególnie ze specjalizacjami, otrzymują wyższe pensje niż technicy. Wielkość i prestiż instytucji odgrywają istotną rolę – archiwa państwowe i muzea narodowe oferują lepsze warunki niż małe archiwa zakładowe.

Należy uczciwie przyznać, że zarobki archiwisty nie należą do najwyższych. Osoby wybierające ten zawód rzadko kierują się motywacją finansową – znacznie ważniejsza jest dla nich stabilizacja, przewidywalność oraz spokój pracy. Możliwość wykonywania obowiązków w stałych godzinach, pewność comiesięcznej wypłaty i brak presji wynikowej często sama w sobie jest dodatkową wartością.

Kto powinien zostać archiwistą – wymagane cechy i predyspozycje

Zawód archiwisty zdecydowanie nie jest dla każdego. Osoby lubiące dynamiczne środowisko pracy, intensywne kontakty międzyludzkie i spektakularną karierę zawodową mogą czuć się w nim niekomfortowo. 

W zawodzie archiwisty odnajdą się natomiast osoby o naturze bardziej introwertycznej, które wyżej od dynamiki i walki o pozycję stawiają stabilizację i spokój. Jeśli cenisz sobie możliwość samodzielnego wykonywania obowiązków w skupieniu i ciszy, ten zawód może okazać się idealny. Zamiłowanie do porządku, skrupulatność, uważność i samodzielność to Twoje największe atuty. Doskonała pamięć pozwala płynnie poruszać się w labiryncie dokumentów i szybko odnajdywać potrzebne materiały.

Istotne są również umiejętności analityczne – konieczność interpretowania różnorodnych materiałów archiwalnych wymaga logicznego myślenia i wnioskowania. Kompetencje komunikacyjne, zarówno pisemne, jak i ustne, okazują się przydatne przy opisywaniu zasobów, prowadzeniu dokumentacji oraz współpracy z badaczami i użytkownikami archiwum. Wreszcie, pasja do historii i kultury sprzyja pracy z materiałami często posiadającymi nieprzeciętną wartość poznawczą i emocjonalną.

Czy warto zostać archiwistą?

Odpowiedź zależy wyłącznie od Twoich priorytetów i typu osobowości. Jeśli w powyższych informacjach rozpoznajesz siebie i swoje oczekiwania życiowe, archiwistyka może okazać się idealnym wyborem. Najważniejsze jest bowiem działanie w zgodzie z własnymi upodobaniami i predyspozycjami. Wybieranie zawodu ze względu na teoretyczny prestiż czy wysokie zarobki często kończy się rozczarowaniem i… szybką potrzebą zmiany branży. Wybierz technika archiwistę, jeśli cenisz spokój, stabilność, możliwość samodzielnej pracy i kontakt z historią. A jeśli masz inne predyspozycje, to koniecznie sprawdź takie opcje, jak technik administracji czy animator rynku książki.

Jak też wspomnieliśmy, wbrew pozorom archiwistyka ma się dobrze i póki co nic realnie nie zagraża jej istnieniu. Nawet bowiem całkowite odejście od dokumentów papierowych i zdigitalizowanie wszystkich możliwych zbiorów nie sprawi, że archiwistyka przestanie być potrzebna. Zmienią się co najwyżej narzędzia i zasady zbierania oraz przechowywania danych.